Actos con control de acceso y confirmación específica
Un evento puede tener varias actividades y no todas requieren lo mismo. Dos marcas del programa lo gobiernan.
Acto específico
Marca la actividad como una a la que no asisten todos los invitados del evento. Al marcarla, el alta del acto gana una pestaña Invitados donde eliges quiénes.
El caso claro: una jornada con recepción por la mañana, almuerzo restringido al mediodía y concierto por la tarde. La recepción y el concierto son para todos; el almuerzo es un acto específico.
En la lista del programa, el interruptor Ver sólo actos específicos te deja únicamente esos.
Requiere confirmación específica
Hace que el invitado tenga que confirmar esa actividad en concreto, no solo el evento. Existe también la opción, a nivel de evento, de Confirmación independiente para cada acto.
Y el control de acceso por actividad
Cuando el día del acto hay que leer QR en más de una actividad, la aplicación móvil pregunta para qué acto estás leyendo, de modo que cada lectura cuente en su aforo y no se mezclen las entradas de la recepción con las del concierto.
Cómo se marca cada actividad para eso depende de la versión y de la configuración de tu instalación; si no encuentras la opción, pregunta al Departamento Técnico de Protocolo antes del acto, no el mismo día.
Es lo que resuelve el caso frecuente de que alguien venga al acto institucional pero no se quede a la comida. Sin confirmación específica solo sabes que «viene», y el número de comensales que das al restaurante es una estimación; con ella, tienes el dato.
Asignar actividades a invitados concretos
No todos los invitados tienen el mismo programa. Desde la lista de invitados se pueden asignar actos a los seleccionados: un almuerzo restringido, una reunión previa, una visita para una delegación.
Lo que conviene decidir antes de invitar
Si vas a usar confirmación específica, actívala antes del primer envío. Activarla a mitad deja a los que ya confirmaron sin haber elegido actividades, y hay que perseguirlos uno por uno.