Colocar a los invitados en el espacio
En el menú de la derecha del evento, entra en Espacio.
Pulsa + Añadir. Se abren los espacios que tienes dibujados en la configuración general.
Se abre el diálogo Plantillas: elige una de tus plantillas de espacio, o Sin plantilla para dibujarlo desde cero en este acto.
El plano se abre y debajo aparece la lista de invitados.
Selecciona invitados y asígnales su ubicación sobre el plano.
Un evento puede tener varios espacios: el salón del acto, la sala de la recepción, el aparcamiento.
Los invitados que aún no tienen sitio figuran como Sin acomodar, y es la lista que hay que dejar a cero. Si intentas asignar sin haber marcado a nadie, Stela avisa de que no hay invitado seleccionado.
Si una plaza está ocupada
Stela no la sobreescribe: avisa de que la plaza ya está ocupada y de que debes dejarla libre antes de ubicar a otro invitado. Es decir, hay que quitar primero al que está y luego colocar al nuevo; no hay un intercambio automático.
Es la razón de que reordenar un sitting casi completo sea laborioso, y de que convenga colocar cuando las confirmaciones están maduras.
Coloca cuando las confirmaciones estén maduras
Colocar demasiado pronto es trabajo que se repite: cada confirmación y cada excusa que llegan después descuadran el plano. Espera a que el grueso de las respuestas esté, y reserva un margen de asientos para los que confirmen tarde.
Y cuenta con los acompañantes: también ocupan asiento. Es la causa habitual de que el aforo no cuadre a última hora.
Los documentos que salen de aquí
Desde las opciones del espacio se generan:
- Tarjetas ubicación — la tarjeta que se entrega a cada invitado con su sitio.
- Plan zonas/mesas y Tarjeta zonas/mesas — los planos de trabajo.
- Exportar a excel, con la opción de sacar todas las zonas en la misma hoja.
También existe el marcador [FULL_GUEST_SPACE] para las plantillas de correo, que escribe la ubicación completa del invitado en su comunicación. Es una forma cómoda de que cada uno sepa dónde se sienta sin necesidad de tarjeta.