Cada delegación ve solo sus propios eventos
Es el caso para el que se diseñó el ACL, y el más frecuente: una organización con sedes, delegaciones o comandancias, donde cada una organiza sus actos y no tiene por qué ver los de las demás, mientras que la dirección central lo ve todo.
El montaje
1. Un grupo de usuarios por delegación. En Grupos de usuarios se crea uno por delegación y se asigna a cada usuario el suyo. Este es el paso que hace todo lo demás fácil: a partir de aquí se trabaja con grupos y casi nunca con personas.
2. La dirección, como grupo de administración. El grupo de usuarios de la dirección central se marca como administrador en la ficha del grupo. Eso le da entrada automática, con nivel de Borrado y con candado, en todo registro restringido —pero solo si la empresa está en modo ACL forzado. Si vais a trabajar solo con el ACL habilitado, hay que añadir a dirección a mano en cada registro, o quedará fuera de lo que restrinja cada delegación.
3. Cada evento, restringido a su delegación. En el evento se añade el grupo de la delegación con Escritura, o con Borrado si además queréis que puedan eliminarlo. La delegación trabaja su evento y las demás no lo ven.
Cómo hacerlo sin repetir el paso 3 cada vez
Si la separación por delegaciones es la norma, conviene activar también ACL forzado: cada evento nuevo nace ya restringido al grupo de quien lo crea, más administración. Nadie tiene que acordarse de nada y no hay ventanas de tiempo en las que un evento recién creado esté a la vista de todos. Está explicado en los dos modos del ACL.
Los actos compartidos
Cuando dos delegaciones organizan algo juntas, se añaden los dos grupos a la lista del evento. Y si hay un acto institucional que todos deben poder consultar pero solo uno gestionar, la receta es: el grupo organizador con Escritura y los demás con Lectura.
Y la base de datos de autoridades
Los eventos son solo una parte. Si cada delegación mantiene además sus propios cargos, hay que restringir los grupos de la base de datos de autoridades, no cargo por cargo: al restringir un grupo, sus cargos y sus subgrupos quedan restringidos con él. Lo cuenta a qué registros se les puede poner acceso.