Crear un grupo y colgarlo del árbol
Antes de empezar, localiza en el listado o en el mapa de grupos de qué grupo va a depender el nuevo. Es el dato que más se olvida y el que peor se corrige después.
En el menú de la izquierda, entra en grupos.
Pulsa Añadir nuevo grupo. Si vas a crear un subgrupo de uno concreto, es más cómodo usar el icono de añadir subgrupo que hay en la línea de ese grupo: te ahorra el paso 5.
En Datos generales, pon el nombre exacto del grupo y, si te interesa, el Orden del listado, que es el que ordena los grupos en el árbol. Asígnale un color con Cambiar color si lo vas a usar. Ojo: el Orden de precedencia no está aquí, está en cada cargo; lo explica dónde se define la precedencia.
En Cargos, pulsa Añadir por cada cargo del grupo. El formulario pide Nombre, las cuatro formas del cargo —masculino y femenino, cada una con su abreviado—, el Tratamiento cargo, la Institución y el Orden de precedencia (hasta cinco dígitos).
Ve a la pestaña Desciende de y pulsa Añadir para buscar el grupo padre, por número o por nombre. Despliega el árbol y marca dónde debe colgar.
Completa datos de contacto y direcciones si procede, y guarda.
Al guardar vuelves al listado general, donde puedes comprobar que ha quedado en su sitio.
Si el grupo no depende de nadie
Entonces no toques la pestaña Desciende de: se queda como No desciende de nadie y pasa a ser un grupo raíz. Es lo correcto para una institución que va sola.
Los nombres en ambos géneros
Cada cargo se escribe en masculino y en femenino, con sus abreviaturas. No es un formalismo: es lo que permite que la invitación diga «Ilustrísima Señora Concejala» sin que nadie lo corrija a mano, y que el portanombre lleve la forma corta porque no cabe la larga. Rellenar las cuatro al crear el cargo cuesta diez segundos; arreglarlo la semana del acto, mucho más.
Grupos traducibles
El nombre del grupo y del cargo llevan un selector de idioma. Si tu institución trabaja en más de una lengua, conviene rellenarlos desde el principio: es lo que permite sacar la documentación de un acto en el idioma que corresponda.