¿Qué es un grupo y para qué sirve?
Un grupo es la unidad con la que Stela organiza los cargos. Funciona como un organigrama: los grupos se anidan unos dentro de otros y de las ramas cuelgan los cargos.
Al abrir un grupo ves qué subgrupos y qué cargos dependen de él. Esa estructura no es decorativa: es lo que te permite después invitar a un colectivo entero de una vez, y lo que ordena a los invitados en los listados y en la colocación.
Cómo se agrupan las instituciones
No hay una única forma correcta; depende de la institución. Los criterios habituales son:
- Instituciones que van solas por su relevancia, cada una como grupo propio.
- Por orden colegiado, cuando un conjunto de entidades comparte tratamiento y precedencia.
- Por afinidad, típico de asociaciones y entidades del tercer sector.
Esta decisión conviene tomarla al implantar, con el Departamento Técnico de Protocolo, porque reorganizar el árbol después es incómodo.
Mapa de grupo
En la parte superior hay un botón Mapa de grupos que da una visión rápida del conjunto. Es la forma cómoda de situarse antes de crear un grupo nuevo o de localizar dónde está uno.
Imprimir grupos genera el documento con los niveles, los cargos y las autoridades que los ocupan, que es lo que se suele pedir cuando alguien quiere revisar la estructura sin entrar en Stela. Y Exportar CSV saca el listado para trabajarlo fuera.
El interruptor Mostrar cargos sin asignar deja a la vista los cargos que no tienen a nadie. Es la forma de detectar plazas vacantes y relevos que nadie registró.
Las cuatro pestañas de un grupo
Al abrir un grupo encontrarás Datos generales, Datos de contacto, Direcciones y Desciende de. La última es la que decide de qué grupo cuelga, y la explica crear un grupo.
En la cabecera, Exportar saca sus datos, Eventos anteriores lista los actos en que ha participado el colectivo y Reservar cargos en bloque permite incorporar de golpe sus cargos.
Grupos civiles y militares
Un grupo se clasifica como Civil o Militar. La distinción importa porque los cargos militares tienen su propio empleo y sus propios tratamientos, y las plantillas de correo disponen de marcadores específicos para ellos.
Cuidado al eliminar
Si eliminas un grupo, se eliminan también todos los grupos y cargos que dependen de él. Stela lo advierte, pero conviene desplegar la rama antes para ver el alcance real de lo que vas a borrar.