Regalos institucionales y control de existencias
Los regalos se gestionan en dos secciones que trabajan juntas.
Almacén de regalos: lo que tienes
Es el inventario de regalos institucionales. Cada artículo tiene su imagen, su Nombre, su Coste (Unidad), su Proveedores —que es obligatorio— y sus Notas. Cuando entregas un regalo, sale de aquí y queda registrado en el acto correspondiente.
Se clasifican por Categoría y por Temática, y el listado se filtra por ambas además de por proveedor. Merece la pena rellenarlas desde el principio: con un inventario de cierto tamaño, es lo que permite encontrar «algo institucional y de escritorio» sin recorrer la lista entera.
Dos campos que conviene entender:
- Añadir al total de elementos — para reponer existencias. Lo que escribas se suma al stock actual, no lo sustituye. Es el error clásico: poner el total que crees que hay y duplicar el inventario. Ojo: este campo y el de cantidad utilizada aparecen al editar un artículo existente, no al crearlo.
- Cantidad utilizada — no es editable. Se calcula a partir de las salidas registradas.
En Notas se apunta lo que hay que recordar de ese artículo: que hay unidades defectuosas, que necesita ir envuelto, que queda poco.
En la ficha de cada artículo, abajo, está la lista de quienes lo han recibido con la fecha de entrega y el importe, y un botón de Ver detalles que lleva al registro correspondiente.
Regalos: lo que entra y lo que sale
Aquí se registran los regalos recibidos por las autoridades y los enviados, sea en un acto o en una visita de cortesía. Cada pestaña pide lo relevante: destinatario, regalo, fecha, cantidad y el evento asociado si lo hay.
Por qué el control de recibidos importa
Porque los regalos recibidos por una autoridad en el ejercicio del cargo suelen estar sujetos a obligaciones de registro y transparencia. Tener el histórico en Stela es lo que permite responder a esa obligación sin reconstruirlo de memoria.
Autoridades que no aceptan regalos
Si una autoridad está configurada para ello, al registrar un regalo enviado Stela avisa de que no acepta regalos. Conviene hacer caso al aviso: es exactamente el tipo de detalle que causa un incidente evitable.
Comprueba el stock antes de prometer
La utilidad principal de esta sección es saber, en el momento de planificar, si tienes unidades suficientes. Doce reconocimientos prometidos y nueve piezas en el almacén es un problema que se resuelve con tres semanas de antelación y no con tres días.