¿Qué son las plantillas de evento y cuándo merecen la pena?

Una plantilla de evento es un acto preconfigurado del que se parte para crear otros. Guarda los parámetros que se repiten: el programa, el equipo, las tareas, los materiales, el personal, el espacio, las acreditaciones, los grupos que se invitan.

Al crear un evento a partir de ella, Stela copia esos datos al acto nuevo. A partir de ese momento el acto es independiente: puedes cambiar lo que quieras sin que la plantilla se vea afectada.

Cuándo merecen la pena

Cuando un acto se repite con el mismo esqueleto: la entrega de despachos de cada promoción, el homenaje anual a los jubilados, la fiesta mayor, una recepción protocolaria que siempre sigue el mismo guion.

El ahorro está sobre todo en el programa. Volver a teclear cada año las mismas doce actividades con sus duraciones es el trabajo que la plantilla elimina.

Cuándo no

Para actos singulares. Crear una plantilla de algo que vas a hacer una sola vez es trabajo doble.

Las dos formas de crear una

• Desde cero, en la sección de plantillas de eventos del menú de la izquierda, con Añadir nueva plantilla.
• A partir de un acto que ya has montado, con el botón Crear plantilla de los datos principales del evento. Es la más práctica: organizas el acto, compruebas que funciona, y entonces lo conviertas en plantilla para el año siguiente.

Requisito previo

El tipo de evento tiene que existir antes. Si no, hay que crearlo en la configuración y volver.

Qué no conviene dejar en la plantilla

Todo lo que sea de un acto concreto: las imágenes de un programa que ilustran esa reunión, el equipo de trabajo asignado ese día, la configuración de los documentos. La plantilla debe guardar el esqueleto, no los detalles. Cargarla de detalles obliga a borrarlos en cada acto nuevo, y entonces deja de ahorrar tiempo.