¿Qué hay que configurar antes de organizar el primer evento?

Stela funciona en cadena: casi todo lo que pides dentro de un evento tiene que existir antes en la configuración general. De ahí que la mayoría de los «no me aparece en la lista» se resuelvan dando de alta lo que falta, no buscando mejor.

Este es el orden razonable de puesta a punto.

Imprescindible antes del primer acto

1. Tratamientos a la persona — sin ellos, las invitaciones no llevan encabezado correcto. Con sus traducciones y abreviaturas.
2. Grupos y cargos — la estructura de la base de datos, con sus precedencias. Es lo más laborioso y lo que más conviene hacer con el Departamento Técnico de Protocolo.
3. Autoridades — las personas que ocupan esos cargos.
4. Tipos de evento — para poder clasificar los actos y crear plantillas.
5. Cuentas de correo — sin una cuenta asignada, un evento no deja configurar comunicaciones.
6. Perfiles en eventos — los papeles que puede desempeñar el equipo de protocolo durante un acto.

Conviene tenerlo pronto

1. Espacios — los planos de los sitios donde soléis celebrar actos. Dibujarlos una vez ahorra muchísimo después.
2. Plantillas de correo — al menos una invitación con botones de respuesta.
3. Plantillas de evento — para los actos que repetís cada año.

Cuando lo necesites

1. Materiales y Tipos de Materiales, Personal y Puestos de personal, Almacén Regalos y regalos, Restaurantes.
2. Partidas de presupuesto y Tipos de Indicadores, si vais a controlar coste y dedicación.
3. Tipos de contacto, Grupos de información y Afiliaciones políticas.

Lo que no hace falta decidir el primer día

Casi todos estos catálogos son documentos vivos: se alargan a medida que aparecen casos nuevos. No intentes preverlo todo antes de empezar. Lo único que conviene dejar bien cerrado desde el principio es la estructura de grupos y precedencias, porque es lo único que duele rehacer.