Datos del cargo y datos de la persona en el cargo
En la columna central de la ficha, los datos de contacto se guardan en dos ámbitos distintos, y la diferencia importa mucho el día de un relevo.
- Datos del cargo — pertenecen a la plaza, la ocupe quien la ocupe. Por ejemplo el correo del consulado.
- Datos de la persona en el cargo — pertenecen a esa persona mientras ocupe esa plaza. Por ejemplo su correo nominal.
Cuando la persona deja el cargo, los datos del cargo siguen siendo válidos y los suyos se van con ella.
Datos heredados del cargo
Bajo el cargo aparece el epígrafe DATOS HEREDADOS DE CARGO, con un icono de maletín. Lo que ves ahí no es de esa persona: viene de la plaza, incluida su precedencia. Si lo cambias, lo cambias para todo el que ocupe ese cargo.
Los botones que acompañan a cada dato —el maletín y la flecha— sirven para moverlo de un ámbito al otro. Se usan antes de ejecutar un relevo, para decidir qué hereda quien llegue.
El caso típico: un teléfono que se dio de alta como personal pero en realidad es el del despacho. Se pasa al ámbito del cargo y así lo hereda el siguiente.
Para qué se usa cada correo
Esto es lo que de verdad determina a qué dirección llega cada cosa, y no se decide en el envío: se decide aquí. Cada correo de la ficha lleva sus etiquetas de uso:
- Enviar invitaciones
- Enviar programa
- Otros correos
Un correo sin la etiqueta correspondiente no se usa para ese envío. De ahí el error más frecuente: una persona con dirección de correo a la que los envíos se saltan, porque su dirección no está marcada para invitaciones. Aparece entonces en el aviso de invitados sin dirección válida.
Antes de un envío importante
Repasa que los invitados clave tengan al menos un correo etiquetado como Enviar invitaciones. Es una comprobación de dos minutos que evita la llamada incómoda de después.