Registrar un relevo en un cargo
Cuando una persona deja un cargo y llega otra, no se borra nada ni se reescribe la ficha antigua: se cierra el cargo de quien sale y se abre el de quien entra. Así el histórico queda intacto.
- Antes de tocar nada, revisa los datos de contacto de quien sale y decide qué debe heredar quien llega. Lo que sea del puesto pásalo al ámbito del cargo con los iconos de maleta y persona; lo tienes en datos del cargo y datos de la persona.
- En la ficha de quien sale, pon fecha de fin en ese cargo.
- Abre o crea la ficha de quien entra y asígnale el mismo grupo y cargo, con su fecha de inicio.
- Completa sus datos de contacto en el ámbito de la persona.
- Guarda ambas fichas.
Qué pasa con quien sale
Se queda en la base de datos. Si ya no ostenta ningún cargo y no vas a invitarla más, puedes marcarla como inactiva en lugar de borrarla: lo explica persona activa o inactiva.
Borrarla sería un error: perderías el rastro de que asistió a los actos de años anteriores.
Comprobar el histórico del cargo
Dentro del grupo, cada cargo tiene una pestaña Histórico con la lista de quienes lo han ocupado. Es la forma de verificar que el relevo ha quedado bien registrado, y de resolver la pregunta «¿quién era el alcalde cuando hicimos aquel acto?».
Lo que no debes hacer
No cambies el nombre de la persona en la ficha antigua para convertirla en la nueva. Es el atajo tentador y arruina el histórico: los actos de hace tres años aparecerán atribuidos a alguien que entonces no estaba.