Dar de alta una persona en la base de datos

1. En el menú de la izquierda, entra en la sección de personas y abre Autoridades.
2. Pulsa + Añadir.
3. Rellena la columna izquierda con los datos personales: Nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Género, Tratamiento persona e Idioma —los marcados con asterisco son obligatorios—. Ahí están también Tipo de documento y Número de identificación, la Fecha de nacimiento, las Notas y la casilla No acepta regalos, que evita que se le registren obsequios por error. Puedes añadir una foto pulsando en el círculo destinado a ella.
4. En la columna central, asígnale grupo y cargo. Al elegir el grupo, el desplegable de cargos muestra los que existen en ese grupo.
5. Completa las pestañas de datos de contacto, direcciones y afiliación política si procede.
6. Guarda.

Si el grupo o el cargo no existen todavía

No hace falta salir de la ficha. Junto a cada desplegable hay un icono que te lleva a crear el grupo o el cargo, y al volver ya puedes seleccionarlo.

Rellena más de lo que te parece necesario

Cada dato que falta se convierte en trabajo manual más adelante: sin dirección de correo pública no hay invitación electrónica, sin tratamiento no hay encabezado correcto, sin provincia no puedes filtrar por territorio. La información que no metes hoy la acabas pidiendo por teléfono la semana del acto.

Dos botones que ahorran tiempo

En la cabecera de la ficha, Eventos anteriores lista los actos a los que ha asistido esa persona, y Envío de comunicaciones permite escribirle directamente. Junto a ellos, Archivos guarda documentación asociada —copia del documento de identidad, fotografías— y el aviso de Últ. Modificación te dice si los datos que ves están muy desfasados.

Guardar dos veces

En las fichas con pestañas hay que guardar la sección y, además, la ficha principal antes de salir. Si tienes cambios pendientes, la parte superior avisa con Tiene cambios no guardados. Es la pérdida de trabajo más común de toda la aplicación.

Antes de crear, busca

Busca por el apellido a secas. Es muy habitual que la persona ya esté, escrita de otra forma o con un cargo antiguo, y crear un duplicado obliga después a fusionarlo.